Los pasos que dan las diferentes administraciones de América Latina en lo que refiere al e-gobierno tienen distintas direcciones. Desde la conectividad de las dependencias, pasando por la automatización de los servicios, las autoridades buscan aumentar la participación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en los procesos asociados al gobierno.
En este sentido, la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad del Conocimiento (Agesic) de Uruguay reveló que el departamento de San José es el primero en ese país con la posibilidad de intercambiar expedientes digitales entre su intendencia y la Junta Departamental. Este proceso se realiza por medio de las normas establecidas por la agencia.
La puesta en marcha del Expediente Digital permite la interoperabilidad entre las instituciones. Se trata de una de las líneas de trabajo planificadas por la Comisión de Gobierno Digital, que pretende avanzar en la transparencia y la eficiencia del departamento.
Además, uno de los objetivos de la iniciativa es disminuir la brecha entre el interior y Montevideo (capital del país). Además se busca avanzar en la calidad de los servicios, los procesos de gestión y de interacción.
El trabajo en el departamento de San José comenzó en 2013 con la firma de un Convenio de Cooperación Interinstitucional con la Intendencia y en 2015 con la Junta Departamental. A partir de allí se llevaron adelante los pasos habituales de implantación: la capacitación de los funcionarios, transferencia de conocimiento y entrega de lectores de cédula que permiten el envío y recepción de expedientes en formato digital a través de la Plataforma de Gobierno Digital.
El Expediente Digital es una solución que busca digitalizar los documentos y actuaciones administrativas que se realizan actualmente en formato papel. De esa manera se tiene como objetivo modernizar la calidad del servicio y la democratización de la información.
Una vez que ponen en marcha esta solución, los departamentos se incorporan a la Plataforma de Gobierno Digital. Allí los organismos pueden intercambiar expedientes de forma más ágil, segura y transparente, evitando el uso de papel y mejorando los tiempos de distintos procesos.
Este tipo de iniciativas son de gran utilidad para los procesos de e-gobierno. Su puesta en marcha permite reducir significativamente el uso del papel, medida que no sólo cuenta con una arista ecológica, sino que también es más segura y eficiente. La inclusión de documentación digital permite a los gobiernos mejorar sus tiempos de atención a los ciudadanos, así como también acercarse a ellos por medio de procesos más transparentes.
Según la Agesic, entre los beneficios asociados al expediente digital están la transparencia y el acceso, ya que permiten conocer la ubicación y usuario del expediente, así como también cuando fue utilizado por última vez. También resalta la eficacia y eficiencia, ya que el paso entre diferentes oficinas es inmediato. Además se remarca la seguridad, porque se disminuyen los riesgos de extravío y el deterioro que afecta al papel y se enfatiza en el menor costo que supone su utilización.
Para que esta iniciativa pueda llevarse adelante es fundamental que las dependencias de cada departamento cuenten con conectividad. No sólo aquellas que están en las zonas urbanas, sino también aquellas de zonas rurales. En este sentido, la banda ancha móvil, en particular 5G, se presenta como una herramienta muy significativa, ya que por sus características posibilita cubrir estas zonas con menores costos de despliegue.
Es este marco, las iniciativas que lleve adelante el gobierno uruguayo en lo que respecta a incentivar la adopción de 5G cobran importancia. La disponibilidad de espectro radioeléctrico de forma equitativa para todos los operadores del mercado es una política que debe llevarse adelante para potenciar la adopción de 5G.